Der Auditplan ISO 9001 legt im Auditprogramm die geplanten Schritte und Maßnahmen für die Durchführung eines Audits fest. In der heutigen sich ständig verändernden Geschäftswelt ist die Gewährleistung einer konsequenten Einhaltung von Qualitätsstandards und -verfahren von entscheidender Bedeutung, um die Effizienz, Glaubwürdigkeit und Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen zu gewährleisten. In diesem Zusammenhang spielen der Auditplan und das Auditprogramm eine wesentliche Rolle. Der Auditplan dient als strategische Roadmap, die die Ziele, den Umfang und die Methoden eines Prüfverfahrens festlegt. Beide Elemente arbeiten zusammen, um eine gründliche Prüfung und Bewertung der Unternehmensabläufe zu ermöglichen und sicherzustellen, dass die festgelegten Standards und Vorschriften eingehalten werden.
The same procedure as last year? The same procedure as every year! Falls dieser Ausruf auf die Durchführung Ihres internen Qualitätsmanagement Audits und zu Ihrem Auditplan passt, dann ist es Zeit für eine Änderung. Denn der Nutzeffekt der internen Audits bleibt dabei leider weitgehend auf der Strecke, da es dann nur um die Sicherstellung der Normkonformität geht. Um dies zu vermeiden, gibt uns die ISO 9001 Kriterien zur Vorgabe, die im Auditprogramm zu berücksichtigen sind. Auf dieser Seite werden wir daher den Auditplan und das Auditprogramm im Detail untersuchen, ihre Bedeutung für die Unternehmensführung beleuchten und bewährte Verfahren zur Erstellung und Implementierung dieser kritischen Instrumente zur Qualitätssicherung vorstellen.
Was genau ist ein Auditplan?
Ein Auditplan ist ein spezifisches Dokument, das die geplanten Schritte und Maßnahmen für die Durchführung eines Audits festlegt. Er dient als Leitfaden für die Auditoren, um sicherzustellen, dass das Audit gemäß den Standards, Vorschriften und Anforderungen des jeweiligen Managementsystems durchgeführt wird. Der Auditplan umfasst typischerweise Informationen wie den Prüfungsumfang, die Auditziele, den Zeitplan, die zu prüfenden Bereiche, die Auditmethoden und -techniken sowie die Verantwortlichkeiten der Beteiligten. Ein gut ausgearbeiteter Auditplan ist entscheidend, um ein effizientes und wirksames Audit durchführen zu können. Und um sicherzustellen, dass alle relevanten Aspekte des zu prüfenden Prozesses oder Systems angemessen berücksichtigt werden.
Und wie unterscheidet sich der Auditplan vom Auditprogramm?
Das Auditprogramm ist im Gegensatz zum Auditplan eine umfassendere und strategischere Planung. Es umfasst die Gesamtheit der geplanten Audits, die im Zeitverlauf durchgeführt werden sollen, und legt die Ziele, den Umfang, die Häufigkeit und die Ressourcen für die Audits fest. Das Auditprogramm gibt einen Überblick über alle geplanten Audits innerhalb eines bestimmten Zeitraums und dient als Rahmen für die Auditplanung. Es legt die allgemeine Vorgehensweise und die strategische Ausrichtung der Auditaktivitäten fest.
Der Auditplan hingegen ist ein spezifisches Dokument, das sich auf ein einzelnes Audit bezieht. Er legt zudem die detaillierten Schritte, Verantwortlichkeiten und Maßnahmen für die Durchführung dieses spezifischen Audits fest. Der Auditplan ist somit ein Bestandteil des übergeordneten Auditprogramms und trägt dazu bei, die Umsetzung der strategischen Ziele des Auditprogramms auf einzelner Audit-Ebene zu gewährleisten.
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Was ist das Ziel vom Auditprogramm und Auditplan?
Sowohl der Auditplan als auch das Auditprogramm verfolgen das übergeordnete Ziel, die Qualität, Effizienz und Effektivität eines Unternehmens zu verbessern, indem sie sicherstellen, dass die verschiedenen Prozesse und Systeme den festgelegten Standards entsprechen. Der Auditplan dient speziell dazu, die spezifischen Schritte und Maßnahmen für ein einzelnes Audit festzulegen und sicherzustellen, dass das Audit gemäß den Anforderungen des Qualitätsmanagementsystems durchgeführt wird.
Das Auditprogramm hingegen hat das Ziel, einen umfassenden Rahmen für die Planung und Durchführung verschiedener Audits über einen definierten Zeitraum hinweg zu schaffen. Es legt die strategischen Ziele, den Zeitplan, die Ressourcen und Verantwortlichkeiten für alle geplanten Audits fest. Zusammen zielen Auditplan (Auditplan Vorlage für ein internes Audit) und Auditprogramm darauf ab, die Einhaltung von Qualitätsstandards zu gewährleisten, potenzielle Schwachstellen zu identifizieren, die Effektivität des Qualitätsmanagementsystems zu verbessern und letztendlich die Gesamtleistung und Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens zu steigern. Durch die gezielte Planung und Umsetzung von Audits können Unternehmen kontinuierlich ihre Prozesse optimieren und eine stetige Verbesserung ihrer Leistung erzielen.
So definieren Sie Ihre Auditziele
Für das interne Auditprogramm müssen Sie Ziele definieren. Diese Ziele sollten sich mit dem Reifegrad des Managementsystems weiterentwickeln. In einem „jungen“ bzw. gerade fertig gestellten QM-System stehen Systemaudits im Vordergrund, welche folgende Auditfragen beantworten sollen:
- Erfüllen die Verfahren die Anforderungen der Norm?
- Ist das Managementsystem wie geplant realisiert worden?
- Werden die geforderten Verfahren in der Praxis verstanden sowie umgesetzt?
Das oberste Ziel im ISO 9001 Audit sollte die Umsetzung und Fortschreibung des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP) darstellen. So auditieren Sie zunehmend Elemente der Prozessverbesserung und die Performance der Aktivitäten sollte im Vordergrund stehen. Folgenden Leitfragen charakterisieren diese Audits:
- Wurden die angestrebten Ziele erreicht?
- Hat sich die Kundenzufriedenheit erhöht?
- Sind wesentliche Risiken erkannt sowie ins System einbezogen worden?
- Besteht Schulungs- bzw. Fortbildungsbedarf?
Dies ist ein Artikel aus dem Expertenbrief der VOREST AG
Auditplan – Erstellung und Inhalte
Die Erstellung eines Auditplans und eines Auditprogramms ist ein wesentlicher Bestandteil eines effektiven Qualitätsmanagementsystems gemäß den Standards der ISO 9001. Hier sind einige Beispiele, die in jedem Fall in einem Auditplan ISO 9001 enthalten sein sollte.
Auditziele und -umfang
Die klare Definition der Auditziele und des Auditumfangs ist ein wesentlicher Bestandteil des Auditplans gemäß ISO 9001. Die Auditziele legen fest, was während des Audits erreicht werden soll, während der Auditumfang den Bereich oder die Bereiche definiert, die im Rahmen des Audits geprüft werden sollen. Die Auditziele sollten spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitgebunden (SMART) sein und auf die Überprüfung der Konformität mit den Qualitätsstandards sowie auf die Identifizierung von Verbesserungsmöglichkeiten abzielen.
Der Auditumfang umfasst den räumlichen, zeitlichen und funktionalen Bereich, der während des Audits geprüft werden soll. Er definiert die Prozesse, Abteilungen oder Systeme, die in den Prüfungsumfang einbezogen werden, um sicherzustellen, dass alle relevanten Bereiche angemessen berücksichtigt werden. Eine klare Festlegung von Auditzielen und -umfang im Auditplan stellt sicher, dass das Audit effektiv durchgeführt wird. Und dass die relevanten Bereiche des Qualitätsmanagementsystems entsprechend den Anforderungen der ISO 9001 geprüft sind.
Auditkrierien im Auditplan
Die Festlegung von klaren Auditkriterien im Auditplan ist entscheidend, um die Grundlage für die Bewertung der Leistung und Konformität mit den Qualitätsstandards zu schaffen. Auditkriterien sind die Maßstäbe oder Referenzpunkte, anhand derer die Prüfung erfolgt. Hier sind einige Beispiele für Auditkriterien, die im Auditplan aufgenommen werden können:
- Gesetzliche und regulatorische Anforderungen: Auditkriterien können die Einhaltung von Gesetzen, Vorschriften und branchenspezifischen Standards umfassen.
- Qualitätsstandards: Dies können interne Qualitätsrichtlinien, Prozessnormen oder externe Standards wie die ISO 9001 sein.
- Kundenerwartungen: Auditkriterien können auch die Erfüllung von Kundenerwartungen und -anforderungen einschließen.
- Interne Unternehmensrichtlinien: Dazu gehören die Einhaltung von unternehmensinternen Verfahren und Richtlinien.
- Best Practices: Die Einhaltung bewährter Praktiken oder Branchenstandards kann ebenfalls als Kriterium dienen.
Es ist wichtig sicherzustellen, dass die Auditkriterien klar und eindeutig definiert sind. So ist sichergestellt, dass Auditoren und geprüfte Personen verstehen, wonach gesucht wird, und um eine konsistente Bewertung zu gewährleisten. Die Kriterien sollten im Auditplan klar beschrieben werden. So ist sichergestellt, dass das Audit gemäß den relevanten Standards und Erwartungen durchgeführt wird.
Festlegung des Auditzeitplans
Der Zeitplan ist ein wesentlicher Bestandteil des Auditplans gemäß ISO 9001 und legt den zeitlichen Rahmen für die Durchführung des Audits fest. Ein detaillierter Zeitplan ermöglicht eine effiziente und reibungslose Auditdurchführung und sollte folgende Punkte umfassen:
- Vorbereitungsphase: Diese Phase umfasst die Vorbereitung des Auditteams, die Klärung von Zuständigkeiten und die Festlegung des genauen Zeitplans für das gesamte Audit.
- Durchführungsphase: Hierbei werden die geplanten Aktivitäten gemäß dem Auditplan durchgeführt, wie z. B. Vor-Ort-Inspektionen, Interviews, Dokumentenprüfungen und Prozessanalysen.
- Abschlussphase: In dieser Phase erfolgt die Zusammenfassung der Ergebnisse, die Erstellung von Auditberichten und die Diskussion von Feststellungen und Empfehlungen mit den relevanten Parteien.
Ein gut strukturierter Zeitplan berücksichtigt auch Pufferzeiten für unvorhergesehene Ereignisse oder unerwartete Herausforderungen während des Audits. Dies gewährleistet eine realistische Planung und trägt zur Vermeidung von Verzögerungen und Fehlern bei. Dies führt wiederum zu einer effizienten und zeitgerechten Durchführung des Audits gemäß den Vorgaben der ISO 9001.
Verantwortlichkeiten
Die klare Festlegung von Verantwortlichkeiten im Auditplan ist von entscheidender Bedeutung, um sicherzustellen, dass während des gesamten Auditprozesses alle Beteiligten ihre spezifischen Rollen und Verantwortlichkeiten verstehen und erfüllen. Diese Verantwortlichkeiten umfassen die Zuweisung von Aufgaben sowohl für das Auditorenteam als auch für die geprüften Mitarbeiter oder Abteilungen. Auditoren sind für die Durchführung der Prüfungen, die Datenerhebung und -analyse sowie die Berichterstattung über die Ergebnisse verantwortlich.
Die geprüften Personen oder Abteilungen sind verantwortlich für die Bereitstellung relevanter Dokumente und Informationen, die Zusammenarbeit während des Audits und die Umsetzung von Verbesserungsvorschlägen nach Bedarf. Klar definierte Verantwortlichkeiten tragen zur effizienten Durchführung des Audits bei,. Zudem gewährleisten sie die Einhaltung der Auditstandards und ermöglichen eine reibungslose Zusammenarbeit zwischen allen beteiligten Parteien.
Kommunikation und Berichterstattung
Die Kommunikation und Berichterstattung sind entscheidende Aspekte eines gut strukturierten Auditplans gemäß ISO 9001. Eine klare Kommunikationsstrategie während des gesamten Auditprozesses ist unerlässlich, um sicherzustellen, dass beteiligten Parteien relevante Informationen effektiv und zeitnah austauschen. Dies umfasst die Festlegung der Kommunikationskanäle, die Häufigkeit von Updates sowie die Zuständigkeiten für die Kommunikation sowohl innerhalb des Auditteams als auch mit den geprüften Abteilungen oder Personen.
Darüber hinaus ist die Berichterstattung über Auditergebnisse, Feststellungen und Empfehlungen ein wesentlicher Bestandteil des Auditplans. Die Berichte sollten klar strukturiert sein und präzise Informationen über den Prüfungsprozess, die festgestellten Nichtkonformitäten, potenzielle Verbesserungsbereiche sowie Empfehlungen für die zukünftige Vorgehensweise enthalten. Eine effektive Berichterstattung gewährleistet die Transparenz des Auditprozesses. Es trägt dazu bei, dass die relevanten Parteien die erforderlichen Maßnahmen zur Behebung von Mängeln ergreifen können. So kann die Einhaltung der Qualitätsstandards zu gewährleistet und die Effizienz des Qualitätsmanagementsystems kontinuierlicher verbessert werden.
Der Maßnahmenplan als Bestandteil im Auditplan
Ein Maßnahmenplan ist ein wichtiger Bestandteil eines Auditplans gemäß ISO 9001. Er dient dazu, auf Grundlage der festgestellten Audit-Ergebnisse konkrete Maßnahmen zur Verbesserung und Korrektur von identifizierten Nichtkonformitäten oder Verbesserungsbereichen festzulegen. Dieser Plan umfasst typischerweise folgende Elemente:
- Identifizierung von Maßnahmen: Basierend auf den Auditergebnissen werden spezifische Maßnahmen zur Behebung von festgestellten Mängeln oder zur Verbesserung der Leistung identifiziert.
- Festlegung von Verantwortlichkeiten und Fristen: Klar definierte Verantwortlichkeiten werden zugewiesen. Um somit sicherzustellen, dass die identifizierten Maßnahmen von den zuständigen Personen umgesetzt werden. Zudem werden klare Fristen festgelegt, um sicherzustellen, dass die Maßnahmen zeitnah umgesetzt werden.
- Überwachung und Überprüfung: Es wird ein Prozess zur Überwachung und Überprüfung der Umsetzung der Maßnahmen festgelegt, um sicherzustellen, dass sie effektiv sind und die gewünschten Ergebnisse erzielt werden.
- Kontinuierliche Verbesserung: Der Maßnahmenplan soll auch eine Strategie zur kontinuierlichen Verbesserung beinhalten. So ist sichergestellt, dass die identifizierten Maßnahmen nicht nur kurzfristige Lösungen darstellen, sondern langfristig zur Verbesserung des Qualitätsmanagementsystems beitragen.
Ein gut durchdachter Maßnahmenplan ist entscheidend, um sicherzustellen, dass die durch das Audit identifizierten Schwachstellen oder Abweichungen angemessen angegangen und behoben werden, was letztendlich zu einer nachhaltigen Verbesserung der Leistung und Effektivität des Qualitätsmanagementsystems führt.
Inhalte des Auditprogramms
Parallel zur Erstellung des Auditplans ist es von entscheidender Bedeutung, ein umfassendes Auditprogramm zu erstellen. Ein Auditprogramm sollte die Gesamtheit der geplanten Audits über einen bestimmten Zeitraum hinweg abdecken. Und die strategischen Ziele, den Zeitplan und die Ressourcen für jedes Audit definieren. Durch eine klare Definition von Auditzielen und -kriterien sowie durch eine effektive Kommunikation und Berichterstattung schafft man ein umfassendes Auditprogramm. Dies kann dann zur kontinuierlichen Verbesserung des Qualitätsmanagementsystems beitragen. Sowohl der Auditplan als auch das Auditprogramm bilden zusammen eine solide Grundlage für eine systematische Überprüfung und Bewertung der Leistung des Unternehmens. Sowie für die Identifizierung von Bereichen, die potenziell verbessert werden können.
Wer erstellen den Auditplan und das Auditprogramm?
Die Verantwortung für die Erstellung des Auditplans und des Auditprogramms für ein internes oder externes Audit liegt in der Regel bei einem Team, das speziell für das Qualitätsmanagement und die Auditierung innerhalb des Unternehmens oder der Organisation zuständig ist. Dieses Team kann von der Qualitätsabteilung oder einem entsprechenden Managementteam geleitet werden. Dieses sollte über erforderliches Fachwissen und Erfahrung in Bezug auf die Anforderungen der ISO 9001 und andere relevante Qualitätsstandards verfügen.
Um den Auditplan zu erstellen, benötigt man ein tiefes Verständnis der zu prüfenden Unternehmensprozesse sowie der spezifischen Anforderungen des Qualitätsmanagementsystems. Das Team ist in der Regel dafür verantwortlich, die Ziele des Audits festzulegen, den Umfang zu definieren, die Auditmethoden und -techniken auszuwählen, den Zeitplan zu erstellen und die Verantwortlichkeiten zuzuweisen. Das Auditprogramm hingegen wird in enger Zusammenarbeit mit dem Management und anderen relevanten Abteilungen erstellt. Es stellt sicher, dass die geplanten Audits den strategischen Zielen des Unternehmens entsprechen und die gesamte Bandbreite der relevanten Geschäftsprozesse und -aktivitäten abdecken.
Die Zusammenarbeit zwischen dem Qualitätsmanagementteam, dem Management und anderen beteiligten Abteilungen ist entscheidend. Denn es stellt sicher, dass sowohl der Auditplan als auch das Auditprogramm den spezifischen Anforderungen und Zielen des Unternehmens entsprechen. Zudem sollen Sie zur kontinuierlichen Verbesserung des Qualitätsmanagementsystems beitragen.
Das fordern die Managementnormen an das Auditprogramm
Während sehr kleine Betriebe mit einem internen Auditprogramm einmal im Jahr den gesamten Betrieb auditieren können, müssen größere Organisationen ein wesentlich differenzierteres Auditprogramm erstellen. Die Gliederung des ISO 9001 Audits sollte bevorzugt nach Prozessen erfolgen. Aus Sicht der DIN EN ISO 9001 ist es ebenfalls zulässig, ein Audit in
- räumliche Einheiten,
- Systemelemente,
- Organisationseinheiten (Abteilungen)
oder Kombinationen dieser Kriterien zu gliedern. Für alle definierten „Prüfungsbereiche“ sollten individuelle Audithäufigkeiten festgelegt werden. Diese müssen sich am Status und an der Bedeutung der zu auditierenden Prozesse bzw. Bereiche und an den Ergebnissen früherer Audits orientieren. Die Norm gibt uns damit die Freiheit, besonders (z.B. qualitäts-, umwelt-, sicherheits-) relevante Bereiche häufiger zu auditieren als weniger relevante Bereiche. So könnten Sie zum Beispiel unkritische Prozesse/Bereiche nur einmal in drei Jahren und kritische Prozesse/Bereiche mehrmals pro Jahr auditieren, je nach Risiken.
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